Pica-mail 

In de praktijk zijn een aantal regels gegroeid voor het gebruik van de Pica-mail functie binnen het GGC. Het betreffen onderstaande regels:

Maak bij het verzenden van berichten zoveel mogelijk gebruik van de mogelijkheid om een presentatie van een titelbeschrijving mee te sturen via de knip-plak faciliteit.

Geef kort en bondig weer wat het onderhavige probleem is en stel een duidelijke oplossing voor aan de geadresseerde gebruikers.

Geef, indien nodig, een termijn op waarbinnen de geadresseerde moet reageren.

Adresseer een bericht in eerste instantie aan het overkoepelende adres van de deelnemer. Op deze wijze kan een boodschap snel binnen een organisatie worden verwerkt en is men niet afhankelijk van eventuele aanwezigheid van bepaalde personen.

Geef duidelijk aan wat er van een bepaalde gebruiker wordt verwacht.

Stuur het bericht ook naar andere gebruikers van de betreffende beschrijving als het gesignaleerde probleem ook hen aangaat.

Vermeld dit duidelijk in het te verzenden bericht. Maak hiervoor gebruik van de instellingsnummers.

Reageer altijd op toegezonden berichten, ook als voorgestelde wijzigingen niet van belang zijn voor de eigen instelling. Dit schept duidelijkheid voor de indiener van het voorstel.

Wanneer men het niet eens is met het ingediende voorstel wordt ook een beargumenteerd bericht verstuurd aan de andere aangeschreven instellingen.

Antwoord zo snel mogelijk op binnengekomen berichten. Als maximum antwoordtermijn kan een week worden aangehouden.

Wijzigingsvoorstellen betreffende ingangen dienen vooraf aan andere instellingen te worden voorgelegd. Wijzigingen betreffende het afsluiten van tijdschrifttitels e.d. vallen vanzelfsprekend niet onder deze afspraak. Deze wijzigingen worden achteraf kenbaar gemaakt aan de aanhangende bibliotheken.

Van tijdschrifttitels waaraan in de i-presentatie de naam CCP Den Haag is toegevoegd (niet CCP-Retro) wordt na een mutatie de CCP via Pica-mail van deze mutatie op de hoogte gebracht. Als de i-presentatie 'CCP-Retro' vermeldt, wordt de CCP automatisch op de hoogte gesteld van de aangebrachte wijzigingen.

In het bericht vermelde PPN's worden t.b.v. de leesbaarheid in groepjes van 3 cijfers weergegeven.

Sluit een bericht altijd af met de eigen naam. Op deze wijze wordt verwarring voorkomen als een bericht niet met het eigen usernummer wordt verstuurd.

Laatste bewerkingsdatum: 24-08-2001